Utilisez les responsabilités, politiques décisionnelles et pièces de soutien pertinentes. Expliquez qui effectue le travail récurrent et qui le dirige.
Ne pas se fier aux seuls rapports de revenus
Un rapport de ventes peut montrer les résultats sans préciser le rôle quotidien. Reliez-le aux tâches et pouvoirs réels. Distinguez le personnel existant des plans de recrutement et conservez les limites décisionnelles.
Expliquez la stratégie fournisseurs, les limites d’approbation et l’équipe effectuant les tâches courantes. Expliquez comment le travail est soutenu dans les différents lieux et distinguez les véritables liens hiérarchiques de la collaboration. Vérifiez l’organigramme proposé à la lumière des résolutions du conseil d’administration, des politiques de délégation, des descriptions de poste, des rapports hiérarchiques et des exemples de décisions prises par la personne mutée. Constituez un dossier d’examen daté comprenant les résolutions de l’entreprise, les registres d’actions, l’historique de la paie, les organigrammes, les preuves relatives aux locaux et les descriptions de rôles. Réunissez la description du poste, la répartition hebdomadaire du temps, l’organigramme hiérarchique, le pouvoir d’embauche et de congédiement, les budgets, les approbations de décisions et la preuve que d’autres membres du personnel exécutent le travail opérationnel. Accompagnez l’organigramme de dossiers de paie pour le personnel et de conventions signées, de factures, de livrables et de rôles de personnes-ressources pour les fournisseurs externes. Retracez le contrôle des deux côtés, à partir du registre des actionnaires actuel jusqu’aux documents constitutifs pertinents. Si les dossiers de l'entreprise sont minces parce qu'ils sont petits, dites-le et utilisez ce qui existe : procès-verbal du conseil d'administration, contrats signés avec des fournisseurs, pouvoir de signature bancaire.