Conservez des pièces qu’un tiers peut lire : baux et contrats de fournisseurs signés, cartes de signature bancaire, résolutions du conseil ou des membres, budgets annuels approuvés, objectifs de rendement écrits pour le directeur, ainsi que des instructions ou des procès-verbaux datés. Des rapports que vous ne faites que recevoir démontrent la circulation de l’information, non le pouvoir.
Constituer le dossier au moment où les décisions se prennent
La preuve de supervision est plus facile à produire lorsqu’elle naît du cours normal des affaires : une réunion de gestion mensuelle avec procès-verbal, l’approbation d’un achat au-delà d’un seuil annoncé, un plan annuel que vous signez. Classez ces documents de façon à les retrouver par date. Les lacunes peuvent généralement être complétées plus tard par des déclarations et des pièces secondaires, mais les documents contemporains ont plus de poids et exigent bien moins d’efforts qu’une reconstitution.
Créez un tableau des responsabilités confirmé par les parties selon les ententes signées. Utilisez des preuves commerciales fiables propres au projet, comme de véritables ententes et une explication raisonnée du marché et des hypothèses d’exploitation. Demandez si la différence correspond à un rabais, à une taxe, au transport, aux intérêts, au retour de matériel ou à une commande de remplacement, et obtenez du fournisseur une explication datée liée à l’entente définitive.