Apportez le véritable plan des phases, les tâches, les conditions de supervision et les preuves pertinentes du savoir. Distinguez les phases approuvées des prolongations possibles.
Relier les preuves à une responsabilité
Pour chaque tâche importante, précisez le savoir invoqué et une pièce appuyant l’expérience de la personne. Expliquez les descriptions de projet incohérentes plutôt que de choisir la version la plus favorable. Gardez clairs les dates et le statut des documents.
Datez chaque version du plan de phases et conservez celles qui ont été remplacées. Les documents de projet sont sans cesse révisés, et un dossier qui ne contient que la version la plus récente ne peut pas montrer si un changement a été signalé sur le moment ou découvert après coup. Lorsque deux descriptions d'une même tâche se contredisent, conservez-les ensemble avec une courte note indiquant laquelle fait foi et à partir de quelle date : retenir la plus favorable et écarter l'autre détruit justement la preuve qui aurait expliqué l'écart.
Les pièces établissant l'expérience de la personne devraient elles aussi porter des dates, la connaissance spécialisée s'acquérant sur une période, et le dossier devant montrer quand et où. Demandez à l'employeur de confirmer par écrit quelles phases sont contractées et lesquelles ne sont qu'anticipées, et traitez cette confirmation comme un document ayant une échéance plutôt que comme une déclaration permanente. Si une pièce établissant l'expérience ne peut pas être obtenue, notez à qui la demande a été faite, à quelle date et quelle réponse est revenue, afin que l'absence soit documentée plutôt que silencieuse.