Utilisez les pièces pertinentes de responsabilités et de décisions avec l’explication de la véritable répartition. Précisez les documents montrant les pouvoirs et ceux montrant seulement une opération.
Relier les décisions à la structure d’activité
Expliquez la stratégie fournisseurs, les limites d’approbation et l’équipe effectuant les tâches courantes. Un bon de commande signé peut montrer la participation sans prouver la gestion de la fonction; décrivez sa véritable portée.
Joignez, si disponibles, l’autorisation de congé, la délégation, les organigrammes pertinents et les modalités de retour. Une liste d’administrateurs peut expliquer la gouvernance sans montrer qui effectue les tâches opérationnelles. Un accord de délégation ou de gestion qui nomme la personne qui dirige l’entreprise canadienne, les salaires et les contrats actuels, les états financiers et la preuve de soumissions en cours. Rassemblez les documents de propriété effective et expliquez toute entité de portefeuille intermédiaire ou tout changement récent. Utilisez une présentation visuelle ou des annotations distinctes pour les employés, les entrepreneurs et les entreprises fournisseuses, et ne montrez des liens hiérarchiques que lorsqu’un pouvoir réel existe. Les documents de l’entreprise doivent aussi établir le lien de société mère, succursale, filiale ou société affiliée et montrer que l’organisation étrangère exerce ses activités commerciales; un dossier qui ne vise pas un nouveau bureau doit également démontrer les activités américaines. Organigrammes, descriptions de poste, dossiers de paie, exemples d'escalades et approbations de décisions doivent raconter la même histoire. Les états financiers récents, les contrats de service signés, les résumés de paie, les relevés d'occupation et les factures des fournisseurs établissent ce fait.