Fixez-les après avoir obtenu la réponse sur l'autorisation, et non avant. Des rencontres organisées autour d'une date de début présumée créent une pression à agir sur des hypothèses, et déplacer une entrée à l'agenda est bien plus simple que de défaire une activité déjà exécutée.
Répondre à la question avant de remplir l'agenda
Demandez à l'employeur le calendrier proposé le plus tôt possible, puis faites-le examiner dans son ensemble. Lorsqu'une activité doit attendre l'admission, convenez d'une solution de rechange : une séance ultérieure, un enregistrement d'information ou de la documentation à lire qui ne produit aucun livrable. Prévoir cette souplesse d'avance garde la date d'entrée en fonction réaliste et évite les décisions prises sous pression à la dernière minute.
Classez chaque réunion proposée selon ce qu'elle exige réellement plutôt que selon son intitulé, car deux réunions portant le même nom générique peuvent différer nettement quant à savoir si la présence équivaudrait à exécuter du travail. Dans la mesure du possible, offrez une option virtuelle ou d'écoute seulement pour toute séance initialement prévue en personne, afin que l'inscription au calendrier tienne même si la question d'autorisation n'est pas encore réglée à cette date. Confiez à une seule personne la gestion de l'horaire principal afin que des changements faits par différentes équipes ne créent pas de réservations en double ou contradictoires.
Notez, à côté de chaque inscription, pourquoi la réunion a été placée à ce moment, car cette note est utile si la séquence doit être expliquée plus tard. Considérez un calendrier bien rempli comme une commodité à gérer, et non comme une preuve que la question de calendrier sous-jacente est déjà réglée.