Conservez l'offre écrite, toute correspondance décrivant les activités préalables, les invitations aux rencontres indiquant le lieu, et les relevés de paie montrant à partir de quand la rémunération a commencé. Ces éléments permettent de décrire la séquence avec exactitude plus tard, plutôt que de la reconstituer de mémoire.
Créer le dossier pendant que les détails sont frais
Un simple registre daté indiquant ce à quoi la personne a participé, depuis quel endroit et contre rémunération ou non demande quelques minutes à tenir et devient difficile à reconstituer des mois après. Rangez-le avec la lettre de l'employeur et l'offre. Si des questions surgissent un jour sur le début de l'emploi, un registre contemporain exact vaut mieux qu'une explication tardive et permet à l'avocat de répondre rapidement.
Un relevé montrant un diplôme complété en deux ans appelle une question sur les années précédentes. Séparez les documents qui montrent la préparation du poste de ceux qui montreraient que les fonctions professionnelles étaient déjà exercées avant l'admission. L'envoi d'équipement, la création de comptes et un calendrier de formation suivent habituellement l'échéancier interne de l'employeur et n'indiquent pas en soi un travail rémunéré, alors notez la date de chaque élément et ce qu'il impliquait réellement plutôt que de laisser la distinction implicite. Une date de début figurant sur un relevé de paie qui semble précéder le passage à la frontière soulève une question que la lettre de l'employeur seule ne peut résoudre. Demandez si une étape d'intégration supposait une disponibilité avant la fin du voyage, et ajustez le plan lui-même plutôt que les documents qui le décrivent. Conservez la confirmation de chaque date par écrit plutôt que de vous fier à la mémoire une fois le temps passé.