Incluez le rapport d'inspection, tout avenant de réparations ou ajustement de prix, le contrat signé de l'entrepreneur et son calendrier de paiement, les factures et les preuves de paiement, les demandes de permis et le tableau révisé du capital. Associez chaque coût au document démontrant qu'il a été engagé par l'entreprise plutôt qu'estimé.
Rattacher chaque chiffre révisé à une pièce justificative
Un tableur qui ne correspond plus aux contrats suscite des questions. Rapprochez le budget initial, les ordres de changement et les relevés bancaires actuels, puis expliquez l'écart dans un court exposé. Lorsqu'un montant demeure une estimation, dites-le et indiquez la soumission sur laquelle il repose.
Les pièces manquantes peuvent généralement être ajoutées plus tard : un dossier incomplet est une raison de poursuivre la collecte, et non d'abandonner le projet. Associez un nom à chaque document que vous comptez déposer : qui l'a établi, et qu'était-il en mesure de savoir. Le rapport d'un inspecteur prouve un état constaté, non l'identité du payeur.
L'entente signée d'un entrepreneur prouve un engagement, et le relevé de paiement prouve qu'il a été honoré. Une demande de permis montre ce qui a été demandé à une autorité, fait distinct de ce qu'elle a accordé. Monter le dossier de cette façon fait ressortir les éléments pour lesquels vous ne détenez que votre propre affirmation, et ce sont ceux-là qu'il faut faire appuyer par un tiers.
Exemple hypothétique : le tableau révisé d'un investisseur inscrit des travaux correctifs de drainage, et le dossier contient le devis signé de l'entrepreneur et la facture acquittée plutôt qu'une note expliquant l'augmentation.