Réunissez le I-94 et le timbre d'admission en vigueur, la lettre d'appui d'origine décrivant l'affectation, et une confirmation écrite de l'employeur quant à la date de fin réelle. Si un nouveau poste se profile, l'offre et la description de fonctions appartiennent au même dossier.
Constituer un dossier couvrant le début et la fin de l'affectation
La lettre d'origine indique pour quelle activité l'admission a été accordée; l'avis de fin d'emploi ou d'achèvement indique quand cette activité a cessé. Ensemble, ils permettent à l'avocat d'évaluer l'écart avec précision. Conservez l'historique de voyages, les avis de prolongation antérieurs et toute correspondance sur le calendrier écourté.
En cas de départ, gardez les cartes d'embarquement et les registres d'entrée comme preuve de la date effective. Deux documents tranchent habituellement les divergences de ce dossier. La lettre d'appui rédigée au départ détermine l'activité pour laquelle l'admission a été accordée; un avis ultérieur détermine le moment où cette activité a cessé.
Tout le reste, qu'il s'agisse d'un calendrier interne, d'un outil de suivi de projet ou du message d'un collègue, constitue du contexte plutôt qu'une preuve. Lorsque les systèmes de l'employeur produisent des dates contradictoires, demandez une seule déclaration signée qui énumère chaque date et précise clairement ce qu'elle représente. Ce qui tourne mal tient généralement à l'ordre de collecte : on rassemble d'abord la nouvelle offre et en dernier les documents de fin d'emploi, puis on constate des mois plus tard que personne n'a conservé l'avis de cessation.
Constituez le dossier dans la semaine où la nouvelle arrive, pendant que les ressources humaines ont encore le dossier ouvert, et conservez une copie à l'extérieur des systèmes de l'employeur, dont l'accès peut vous être retiré.