Utilisez seulement une description reflétant fidèlement la proposition réelle. Si les tâches diffèrent, expliquez les différences plutôt que de copier un titre et une liste familiers.
Préciser les changements
Montrez les tâches conservées, retirées ou ajoutées et le soutien de la nouvelle activité. Conservez les dates d’effet et pièces authentiques. Le document doit décrire le poste, pas en créer une version plus favorable.
Un tableau de concordance tâche par tâche fonctionne mieux qu'un récit réécrit : énumérez chaque responsabilité du poste antérieur, indiquez si elle se maintient sans changement, s'élargit, se restreint ou disparaît, et expliquez la raison à côté de chaque élément. Une nouvelle activité de moindre taille signifie souvent qu'un poste couvre un éventail de tâches plus large que la version antérieure ne le décrivait, simplement parce que moins de personnel existe pour répartir le travail, et cet élargissement doit être expliqué plutôt que de sembler une promotion inexpliquée. Lorsque de nouvelles fonctions de supervision sont ajoutées, nommez qui relève du poste et confirmez son statut d'emploi, car le devoir de superviser un personnel qui n'existe pas encore ne constitue pas une preuve de capacité de gestion actuelle.
Conserver la description antérieure au dossier à des fins de comparaison, plutôt que de la jeter une fois une nouvelle version rédigée, permet à l'agent de voir le point de départ autant que le point d'arrivée. Des titres empruntés à la structure antérieure sans contenu correspondant suscitent le même scepticisme qu'un organigramme dessiné pour paraître meilleur que l'activité sous-jacente.