Utilisez les contrats d’emploi, les preuves de paie et une explication exacte des montants payés ou remboursés par chaque entité. Reliez les pièces à l’affectation réelle.
Résoudre les différences de noms d’employeur
Un fournisseur de paie ou une société liée peut apparaître sur un relevé sans être la même entité juridique que l’employeur. Expliquez les faits avec des preuves plutôt que de traiter silencieusement tous les noms comme interchangeables.
L’organigramme est le document déterminant pour la question de la capacité de gestion; il doit donc être exact et lisible. Les registres de paie, les feuillets T4 et les contrats de travail établissent la période et l’employeur. Mettez à jour les déclarations, les organigrammes, les listes de paie, les horaires et le plan d’affaires avant le dépôt; ne datez jamais une entente désuète comme si elle était actuelle. Les registres d’actions, les conventions de souscription, les états financiers audités ou examinés et les déclarations fiscales des deux entités sont ce qui pèse le plus. Une courte note explicative qui associe chaque nom figurant sur les registres de paie ou les relevés bancaires à son entité juridique et à son rôle – payeur, employeur ou responsable des paiements – aide l'agent à suivre une entente de paie partagée sans devoir deviner le lien entre les noms. Une lettre de la personne qui administre la paie confirmant quelle entité autorise les retenues et les remboursements ajoute une source indépendante de l'explication du demandeur. Un système de paie consolidé unique ne démontre pas à lui seul qu'une seule entité est l'employeur, puisque des sociétés d'un même groupe partagent souvent des plateformes administratives tout en demeurant des employeurs juridiques distincts. Vérifier que l'inscription aux avantages sociaux et les retenues fiscales correspondent à l'entité désignée comme employeur permet de détecter les incohérences avant que l'agent ne le fasse.