Présentez des décisions datées, des affectations de ressources et des comptes rendus identifiant le pouvoir réel du demandeur. Expliquez la suite donnée à la décision plutôt que de présenter un ordre du jour comme preuve de contrôle.
Relier les décisions à leur mise en œuvre
Une invitation à une réunion prouve une participation, pas nécessairement un pouvoir. Associez une décision représentative à des preuves de son approbation, de son exécution et de la supervision ou de la direction exercée par le demandeur. Conservez les exigences d’approbation supérieure.
Utilisez des dossiers de rôle précis et des preuves pertinentes des responsabilités à chaque étape. Les réunions ou objectifs communs peuvent figurer dans les deux dossiers, mais les descriptions devraient préciser les décisions, les répartitions du temps et les responsabilités distinctes. Les états financiers, les déclarations fiscales, les contrats, les factures et les registres de paie montrent que chaque entité exerce des activités commerciales de façon régulière et systématique plutôt que d’être inactive. Une matrice datée devrait indiquer chaque fonction étrangère qui se poursuit, la personne qui l’exerce et une écriture de paie, une inscription au calendrier, une facture, un dossier client ou un accord signé qui la corrobore. Des tiers égaux de part et d’autre constituent une position solide, mais la preuve doit être documentaire : documents constitutifs, registres des actionnaires et conventions entre actionnaires pour les deux sociétés, plus un tableau indiquant deux fois le pourcentage de chaque personne. Déterminez quelle entité juridique employait le demandeur pendant chaque période plutôt que de décrire tout l'historique sous la marque actuelle.