Réunissez la convention de prêt signée, l'acte de garantie tel que publié, chaque avenant, l'avis de déboursement du prêteur et les relevés montrant l'entrée et la sortie des fonds de chaque compte. Documentez aussi toute mise de fonds, si l’arrangement en prévoit une. Les projets non signés et les résumés par courriel ne remplacent pas les actes signés.
Actes signés, avis de déboursement et suite des modifications
Lorsque des déclarations fiscales antérieures prescrites sont demandées, produisez-les plutôt que d'invoquer leur ancienneté. Si un avis gouvernemental ou une déclaration du prêteur contredit vos propres registres, examinez la contradiction et documentez-la au lieu de répéter une information que vous savez inexacte. Conservez ce que le prêteur a écrit ainsi que les propos publics ou verbaux d'un représentant : de telles déclarations peuvent avoir une portée juridique.
Classez les documents selon la date de signature de chacun et indiquez lesquels sont publiés ou enregistrés, puisqu’un acte de garantie non enregistré peut ne pas produire l’effet que les parties lui prêtent. Lorsque le prêteur a émis un avis de déboursement, conservez-le avec le relevé de compte montrant l’arrivée des fonds, et signalez au dossier tout écart de montant ou de date. Si un membre de la famille a contribué à la mise de fonds, obtenez la preuve de provenance qui lui est propre plutôt qu’une lettre qui la décrit, car une description n’est pas la chose décrite.
Lorsqu’un document n’existe qu’en français, prévoyez la traduction anglaise complète et l’attestation appropriée du traducteur au moment de le recueillir, et non au moment du dépôt.