L'entité qui dirige ce travail devrait le décrire : les fonctions, la durée, la supervision et le lien avec le poste universitaire. Une simple mention au passage dans une lettre de nomination universitaire est habituellement trop mince pour expliquer un arrangement qui fait intervenir une seconde organisation. La propriété d’un document suit la partie dont il prouve la conduite. Une lettre portant sur la supervision en laboratoire appartient à qui supervise; une lettre portant sur la rémunération appartient à qui paie. Pour chaque fait contesté, demandez-vous quelle entité pourrait être contredite par ses propres registres, et sollicitez la lettre auprès de celle-là.
Laisser chaque entité parler de son propre travail
Si l'institut est juridiquement distinct, une lettre de l'université décrivant ce qui se passe à l'intérieur de l'institut a une valeur limitée, puisque le signataire n'est pas la personne qui dirige ce travail. Demandez une lettre de l'entité qui le fait, couvrant les mêmes éléments que la lettre universitaire : rôle, fonctions, dates et lien hiérarchique. Conservez les deux, sans modification, dans le même dossier.
Certains registres tranchent des points que les lettres se contentent d’affirmer. Un registre de paie montre quelle entité rémunère réellement le professionnel; une entente de services signée montre laquelle dirige le travail; un relevé de notes ou une inscription au tableau d’un ordre professionnel montre si la qualification rattachée à la profession inscrite est satisfaite à sa face même. Lorsqu’un administrateur externe a assemblé le dossier, vérifiez que chaque pièce provient bien de l’organisation qu’elle prétend représenter, car un cartable compilé peut porter une autorité que personne ne lui a conférée.