Utilisez les pièces appropriées d’emploi, de tâches et d’horaire avec les preuves des employeurs juridiques et de leur relation. Expliquez ce que montre chaque pièce.
Éviter le double comptage
Si les mêmes heures figurent dans différents systèmes internes, expliquez le doublon plutôt que de les additionner comme services distincts. Conservez les dates et conditions réelles. Un résumé doit rapprocher les pièces authentiques, pas fabriquer un total admissible.
Partez de la garde des documents. La paie relève d'un service, les feuilles de temps d'un autre et le contrat de travail d'un troisième; une semaine partagée signifie que chacun de ces éléments existe en double, dans deux organisations qui ne les concilient pas nécessairement de la même manière. Demandez à chaque responsable le document lui-même plutôt qu'un résumé, puis confiez à une seule personne, désignée à l'avance, le soin de concilier les deux séries et de consigner les écarts.
Exemple hypothétique : le système d'horaires d'un grossiste en horticulture et la paie de sa société affiliée inscrivent tous deux un mercredi, parce que le demandeur a réellement partagé cette journée, et la conciliation doit faire état d'une journée travaillée chez deux employeurs plutôt que de deux journées. Lorsqu'un document manque entièrement, précisez quel responsable ne le détient plus et pourquoi, car une lacune reconnue se soupèse plus facilement qu'un total qui présume discrètement de la période manquante. Conservez les dates d'origine telles qu'elles ont été établies : une conciliation explique les documents, elle ne les remplace pas.