La politique écrite ou l'avenant, des reçus détaillés pour chaque dépense réclamée, la preuve de paiement et les courriels d'approbation pour les frais qui exigeaient une autorisation préalable. Conservez-les au fil des dépenses plutôt que de reconstituer le dossier des semaines plus tard, à l'approche d'une échéance.
Montez le dossier de réclamation au fur et à mesure
Les réclamations achoppent plus souvent sur un détail manquant que sur une dépense non admissible : un reçu sans mode de paiement, une conversion de devise non documentée ou une catégorie exigeant une approbation préalable. Gardez un seul dossier, la politique en tête et les reçus en ordre de date. Si une dépense se situe à la limite d'une catégorie, demandez avant de la faire, par écrit.
Les réclamations achoppent le plus souvent sur un seul maillon manquant entre un reçu et la personne qui a payé : un relevé de carte au nom d’un conjoint, une facture émise à l’autre, et aucun document reliant les deux. La devise constitue la deuxième lacune récurrente, lorsqu’un taux de conversion est appliqué des mois plus tard sans pouvoir être rattaché au jour de l’opération. Les deux découlent du classement des reçus sans y joindre la preuve de paiement.
Photographiez chaque reçu le jour même, joignez-y la ligne du relevé et notez au dossier sous quelle catégorie de la politique la dépense a été réclamée et qui l’a approuvée. Lorsqu’une dépense relève de deux catégories, consignez celle qui a été utilisée, car une nouvelle soumission sous l’autre pourrait être hors délai.