Fournissez les descriptions pertinentes, les pièces hiérarchiques et les renseignements de qualification avec une explication claire des responsabilités de gestion personnelles.
Utiliser les pièces pertinentes avec les précautions appropriées
Coordonnez la collecte des renseignements du personnel avec l’employeur. Précisez ce que chaque pièce démontre et évitez de présumer qu’un grand nombre de CV prouve les pouvoirs. Les preuves doivent expliquer l’organisation réelle et le poste personnel au sein de celle-ci.
Les curriculum vitæ établissent ce que les membres de l'équipe sont qualifiés pour faire, et non qui les dirige, de sorte que jumeler chaque CV à un organigramme nommant la même personne et précisant à qui elle relève comble une lacune que les seules qualifications laissent ouverte. Les évaluations de rendement signées par le demandeur, plutôt que par une autre personne de l'organisation, constituent une preuve plus directe de l'autorité de supervision qu'une simple liste de personnel, puisque mener une évaluation est en soi un acte de gestion plutôt que la description d'un tel acte. Les permis ou qualifications professionnels des subordonnés démontrent les qualifications propres à l'équipe, et non qui détient l'autorité sur cette équipe, et les deux ne devraient pas être présentés comme si l'un impliquait l'autre.
Coordonner la collecte par l'intermédiaire de l'employeur, plutôt que de rassembler les pièces séparément, aide à assurer que les CV, l'organigramme et les liens hiérarchiques décrivent la même organisation au même moment plutôt que trois documents provenant de périodes différentes. Indiquer une date précise pour chaque pièce, plutôt que de présenter un ensemble général ou non daté, permet à l'agent de confirmer que l'équipe décrite est celle qui existe actuellement, et non une version antérieure ou postérieure.