Ne le présumez pas. Identifiez l’étape réelle de la transaction et les preuves exigées selon la méthode et le dépôt applicables.
Lire le fondement du chiffre
Facture, commande et paiement montrent des choses différentes. Précisez si la somme est prévue, facturée ou payée au lieu de qualifier tout le tableau d’activité économique terminée. Trois stades se cachent derrière un seul chiffre, et c'est en nommant le stade que le chiffre devient utilisable : engagé, facturé ou payé.
Le document qui tranche est le détail comptable du projet plutôt que son tableau sommaire; demandez donc l'écriture comptable d'appui et la référence de paiement pour tout chiffre sur lequel le dossier s'appuie. Lorsqu'une analyse de centre régional intervient, posez une question de plus : quelles données la méthodologie retient-elle réellement, et à quel moment du dossier sont-elles évaluées. Certaines analyses acceptent des dépenses projetées au stade de la demande et en vérifient les résultats plus tard; une projection n'est donc pas automatiquement un défaut.
Ce qui constitue un défaut, c'est de présenter une projection dans des termes qui laissent croire à une réalisation. Décrivez les prévisions comme des prévisions, les paiements comme des paiements, et conservez la même terminologie dans tout le dossier afin que le lecteur ne soit jamais invité à retenir l'interprétation la plus favorable. Un chiffre qui change de sens d'un document à l'autre est celui qui sera contesté.