Rapprochez l’original, le crédit et le paiement pertinent, puis expliquez le montant corrigé utilisé. Ne gardez pas le chiffre élevé seulement pour améliorer la projection.
Conserver une trace claire de l’ajustement
Identifiez les travaux et l’analyse ayant utilisé l’ancien total. Faites évaluer l’effet important sans présumer toute correction négligeable ou automatiquement invalidante. Les ajustements sont courants en construction et en approvisionnement, et un dossier qui n'en montre aucun est plus surprenant que celui qui en montre plusieurs.
Ce qui compte, c'est la piste documentaire. Conservez la facture initiale, la note de crédit ou la facture révisée, la preuve de paiement et une brève explication écrite de ce qui a changé et pourquoi, et gardez le tout ensemble plutôt que de remplacer le document antérieur. L'écueil à éviter est le dossier trop propre : un seul tableau net reflétant les chiffres actuels sans historique, ce qui oblige quiconque l'examine à accepter les totaux sur parole.
Lorsqu'une révision est assez importante pour influer sur une analyse d'emplois ou sur une réclamation de dépenses, dites-le clairement et demandez comment l'analyse a été mise à jour. Une correction divulguée par le demandeur se lit très différemment de la même correction découverte par quelqu'un d'autre. Conservez la correspondance où le changement a été soulevé pour la première fois, puisqu'elle en date la découverte.