Documentez les droits réels sur chaque bien : achat, apport, location ou autre entente d'utilisation légale. Si vous avez payé personnellement pour le commerce, expliquez ce paiement et son traitement au lieu de modifier artificiellement la facture. Les titres, assurances et contrats doivent établir une chaîne cohérente; une location ou un paiement personnel n'impose pas toujours un nouveau transfert de propriété.
Retracer l’argent derrière chaque bien
Les documents d’achat répondent à la question de la propriété, pas à celle de la provenance. Pour chaque paiement, conservez l’origine licite — revenus d’emploi, vente d’un immeuble, bénéfices d’entreprise, don documenté — ainsi que le cheminement de compte à compte vers l’entreprise située aux États-Unis. Si un véhicule est financé, notez la garantie : un emprunt garanti par des biens personnels est traité différemment d’une dette garantie par l’entreprise elle-même.
Les relevés manquants peuvent habituellement être demandés et ajoutés plutôt qu’abandonnés. Lorsque la propriété d'un bien est contestée, la chaîne qui tranche va de la facture au paiement, puis au titre et à l'assurance, et chaque maillon devrait nommer la même partie. Une rupture quelque part dans cette chaîne est ce qui attire la question, et la rupture vient habituellement de l'assurance : le véhicule est acheté par l'entreprise, immatriculé au nom de l'entreprise et assuré personnellement parce que c'était moins cher.
Corrigez l'incohérence ou expliquez-la par écrit, mais ne la laissez pas sans réponse. Lorsqu'un bien a véritablement été payé personnellement puis apporté à l'entreprise, dites-le et inscrivez correctement cet apport aux livres plutôt que de réémettre après coup une facture au nom de l'entreprise, ce qui crée un document contredisant la preuve de paiement qu'il devait appuyer.