L'approbation et le paiement doivent concorder. Conservez le consentement des actionnaires ou du conseil indiquant le montant, l'écriture comptable, la confirmation bancaire du départ des fonds et le relevé de réception. La preuve corporative peut toucher l'admissibilité : tout écart entre le montant approuvé et le montant viré doit être expliqué.
Quand les chiffres ne concordent pas
Imaginez un consentement autorisant 400 000 $ CA alors que le relevé montre deux paiements de 210 000 $ CA et de 190 000 $ CA à des dates différentes. Ce n'est pas automatiquement un défaut, mais le dossier doit expliquer le fractionnement. Si un avis gouvernemental décrit vos documents de façon inexacte, examinez la contradiction et répondez avec des preuves plutôt que de répéter une information que vous savez fausse.
Retracez vente éventuelle, réception successorale, distribution autorisée et transfert vers l’investissement. Obtenez auprès du notaire les actes d'achat de chaque propriété, les actes de vente ainsi que les états de régularisation démontrant le produit net. Chaque acquisition produit une confirmation de courtage montrant les actions livrées et souvent une opération de vente pour couvrir les retenues; ces relevés devraient être inclus pour chaque acquisition, non à titre d’échantillon. L’erreur courante consiste à ne montrer que le virement final, sans établir la source licite ni le cheminement des fonds.