Constituez un seul tableau indiquant chaque commande, sa facture, le montant payé, la date du paiement et la ligne bancaire correspondante. Signalez les endroits où les conditions révisées ont remplacé les précédentes et conservez les documents remplacés. Expliquez tout acompte encore remboursable, puisque le caractère remboursable influe sur la question de savoir si la somme se lit comme un capital engagé et exposé au risque.
Un seul tableau, chaque document rattaché à une ligne bancaire
Les trous apparaissent souvent là où un paiement provient d’un compte personnel, d’un transfert familial ou d’une marge de crédit. Retracez chacun jusqu’à une origine légale au moyen de relevés, d’actes de vente ou de contrats de prêt, et précisez ce qui garantit tout emprunt, car la sûreté offerte influe sur le traitement des fonds empruntés. Lorsqu’il y a eu conversion de devises, joignez la pièce justificative.
La personne qui examine le dossier devrait suivre une seule colonne, de la source jusqu’au fournisseur, sans avoir à poser de question. Un autre contraste a sa place dans le tableau : l'argent qui a quitté le compte, opposé à l'argent engagé de façon irrévocable. Les deux se recoupent sans être identiques.
Un virement compensé le mois dernier est dépensé; un acompte que le fournisseur doit rendre en cas d'annulation n'est pas encore exposé au risque, quoi qu'en dise la ligne bancaire. Lisez la clause d'annulation de chaque entente et notez ce qu'elle prévoit à côté du paiement, car c'est la clause, et non le virement, qui tranche la question. Si une entente a été modifiée, la version applicable est celle en vigueur à la date du paiement : conservez donc les modifications en ordre chronologique au lieu de ne classer que la plus récente.