Conservez les pièces authentiques et ajoutez une explication exacte des changements de noms ou de systèmes. Ne modifiez pas leur sens initial pour simplifier artificiellement l’historique.
Expliquer le lien entre les pièces
Précisez les dates, les auteurs et la contribution de la personne. Demandez au responsable approprié des documents d’expliquer la continuité technique pertinente. Signalez les liens incertains pour examen au lieu de les présenter comme établis.
La réécriture part presque toujours d’une bonne intention et c’est elle qui cause le tort. Quelqu’un ouvre une attestation de formation vieille de dix ans, remplace le nom de produit abandonné par le nom actuel afin que le dossier se lise sans heurt, et vient de produire un document qui ne concorde plus avec les registres de l’émetteur. Si quelqu’un vérifie, l’incohérence est pire que celle qu’on voulait effacer.
Conservez l’original exactement tel qu’il a été délivré et placez l’explication à côté : une courte note signée de la personne ou du service en mesure d’attester le changement de nom, avec la date de prise d’effet et ce qui a changé ou non sur le plan technique. Nommez ce signataire. Une note sans source expliquant un changement de nom ne pèse pas plus lourd que la confusion qu’elle prétend dissiper, et l’examinateur demandera qui l’a rédigée.
Si l’émetteur n’existe plus, dites-le également et indiquez le document secondaire qui subsiste. Numérisez les originaux avant que quiconque modifie une copie, afin que la version non modifiée existe toujours.