La structure réelle peut être examinée. Expliquez les pouvoirs et les limites de la personne plutôt que de traiter le nombre de liens hiérarchiques comme le critère juridique.
Montrer comment une décision est tranchée
Utilisez un véritable type de décision et précisez le rôle de la personne, les approbations requises et le soutien opérationnel. La structure doit être examinée selon les fonctions de gestion ou de direction et les autres conditions L. Ce qui fait échouer cette discussion, c’est le réflexe de répondre à une question juridique par un schéma.
On trace deux lignes, l’une dite pleine et l’autre pointillée, et rien au dossier n’indique qui décide quoi que ce soit. La cause profonde tient à ce que la structure hiérarchique est visible alors que le pouvoir décisionnel ne l’est pas : on documente donc ce qui se voit. Partez plutôt des décisions.
Exemple hypothétique : un directeur des opérations d’un groupe de résidences de soins de longue durée approuve la couverture des quarts et les niveaux de dotation sans en référer à personne, recommande sans l’approuver le remplacement d’équipements de soins et soumet à un niveau supérieur toute modification des critères d’admission. Trois phrases de cette nature pèsent plus lourd qu’un organigramme, car chacune peut être vérifiée au moyen d’une approbation signée, d’un fil de courriels ou d’un procès-verbal. Précisez, pour chaque décision récurrente, ce que le demandeur tranche seul, ce qu’il recommande et qui signe.
Le nombre de lignes au-dessus du demandeur n’est pas le critère.