Demandez à l’entreprise d’expliquer les différences et d’identifier la structure actuelle applicable. Ne choisissez pas l’organigramme qui fait paraître la personne la plus haut placée.
Conserver une explication exacte
Datez les pièces et distinguez la propriété des entités juridiques de la hiérarchie fonctionnelle. Ajoutez au besoin une explication factuelle des pouvoirs délégués. Une présentation cohérente doit refléter des faits clarifiés plutôt que cacher des preuves contradictoires.
Le problème des organigrammes n’est presque jamais un désaccord sur les faits; ce sont trois documents conçus à trois fins. L’organigramme des ressources humaines montre les centres de coûts, celui des ventes montre la couverture des comptes, la présentation préparée pour le conseil montre un état futur souhaité, et les trois sont honnêtes dans leur cadre respectif. L’ennui commence quand quelqu’un retient celui qui avantage le demandeur et le verse au dossier sans date.
Un document tranche habituellement la question : la matrice de délégation de pouvoirs ou d’approbation en vigueur, celle dont l’entreprise se sert elle-même pour déterminer qui peut signer quoi. Demandez qui en est responsable, quand elle a été révisée pour la dernière fois et si le demandeur y figure par son nom ou par sa fonction. Si un organigramme est tout de même utilisé, datez-le, dites ce qu’il représente et indiquez qui l’a approuvé.
Lorsque deux documents se contredisent réellement, expliquez la contradiction au lieu de choisir en silence. L’examinateur qui découvre le second organigramme plus tard relit le premier autrement.