Utilisez des comptes distincts et tenez un registre daté qui retrace chaque transfert, de sa source légale jusqu'à une dépense d'entreprise, appuyé par relevés, contrats et reçus. Montrez la provenance et le cheminement complet des fonds, pas seulement un solde de clôture. Gardez la réserve du ménage dans son propre compte pour que le financement de l'entreprise se lise sans démêler l'épicerie.
Un registre qui tient la route pour un lecteur étranger au dossier
Chaque ligne devrait répondre à trois questions : d'où vient légalement cet argent, par quel chemin a-t-il circulé, et qu'a acheté l'entreprise avec lui. Produit de vente, revenus d'emploi accumulés, don documenté ou prêt exigent chacun leur propre dossier justificatif, et la garantie d'un prêt doit être précisée, car une sûreté sur des biens personnels ne se traite pas comme une sûreté sur l'entreprise. Réunissez les relevés pendant qu'ils sont encore faciles à obtenir.
Les registres flanchent à la plus ancienne écriture, non à la plus récente. Les transferts récents sont documentés en détail alors que l’origine est résumée par le mot « épargne », soit le seul point qu’un examinateur ne peut vérifier. Remontez de la dépense d’entreprise jusqu’à la première source licite identifiable et ne vous arrêtez que là où un document existe.
Si une banque a détruit les relevés au-delà de sa période de conservation, demandez maintenant ce qui subsiste plutôt qu’après la fermeture du compte, et consignez la demande ainsi que la réponse. Une lacune documentée comme telle constitue un problème différent d’une lacune qui apparaît sous la forme d’un dépôt inexpliqué.