Le contrat de distribution signé avec ses annexes, la garantie elle-même, tout acte de sûreté ou de nantissement, les conventions de prêt et leurs modalités d'amortissement, les preuves de propriété et de valeur des biens donnés en garantie, ainsi que les relevés de transfert retraçant les fonds jusqu'à l'entreprise située aux États-Unis. Conservez les projets et la correspondance montrant ce qui a été négocié et quand.
Rattacher chaque dollar à une pièce justificative
Construisez un tableau simple : date, montant, compte d'origine, compte de destination, objet, pièce justificative. Les lacunes ressortent immédiatement, et la plupart peuvent être comblées plus tard par des lettres bancaires, des déclarations notariées ou des contrats. Si les fonds ont transité par un compte personnel avant d'atteindre l'entreprise, conservez les deux volets.
Un tel calendrier rend aussi la garantie plus facile à expliquer, puisqu'il montre quelles obligations se rattachent au capital investi et lesquelles n'y sont pas liées. Demandez les documents nommément et dans leur forme signée : l’entente de distribution avec chaque annexe et appendice, la garantie, toute convention générale de sûreté ou de nantissement, l’état des inscriptions montrant ce qui est grevé, chaque contrat de prêt avec son tableau d’amortissement, les titres ou preuves de propriété des biens affectés, et les confirmations bancaires de chaque transfert vers l’entreprise. Exigez des pages de signature véritablement signées et datées, car un exemplaire non signé constitue une lacune fréquente et évitable.
Lorsqu’un document n’existe qu’à l’état de projet, signalez-le comme tel au tableau plutôt que de le laisser sans mention parmi les actes signés. Conservez la correspondance de négociation dans un dossier distinct; elle explique pourquoi une clause est rédigée ainsi, ce qui aide plus tard et embrouille si on la mêle aux conditions finales.