Conservez le message original et associez-le à la bonne personne et à sa référence. Notez les demandes sans réponse sans en réécrire les termes.
Créer un dossier de correspondance utilisable
Distinguez les documents transmis des pièces simplement réunies. Une liste personnelle aide à suivre le dossier sans remplacer les instructions officielles ni transformer une demande sans réponse en étape terminée.
Une copie datée de la page officielle et de la FAQ du jour de chaque paiement, les confirmations de paiement, la correspondance de vérification et une note écrite précisant quelle catégorie d'immigrant est utilisée. Conservez une copie datée de la page officielle du programme ainsi que les renseignements sur l'identité et la famille nécessaires à la demande initiale. Un résumé transféré peut omettre une échéance ou un canal obligatoire; conservez donc la communication originale lorsqu'elle est accessible. Conservez des copies lisibles du passeport expiré et du passeport de remplacement, de l’explication du renouvellement, des reçus des soumissions antérieures et des données d’identité exactes saisies en ligne. Lorsqu’un document est demandé ou qu’un paiement est décrit, confirmez par les canaux officiels que la demande est authentique et que le mécanisme est bien le mécanisme officiel. Pour chaque piste, conservez l’instruction officielle, le payeur, le destinataire, le montant, la référence du dossier et le reçu.