Utilisez les descriptions pertinentes et les véritables mesures de travail, avec les pièces appropriées du soutien fourni à l’activité américaine. Précisez fidèlement les limites.
Éviter de traiter l’organigramme mondial comme explication complète
Expliquez les personnes ou fonctions qui effectuent le travail pertinent et le traitement des demandes. Un grand organigramme peut montrer la structure sans démontrer le soutien réellement disponible au poste personnel.
Pour l'achat d'une concession américaine existante, cela implique l'accord d'achat d'actions ou de parts signé et clôturé, le registre de propriété mis à jour, un schéma montrant le pourcentage détenu par la société mère canadienne, ainsi que l'enregistrement de l'entité américaine auprès de l'État et son identification fiscale. Ajoutez le bail américain pour l'entrepôt et le bureau, les deux dernières années de déclarations de revenus fédérales et étatiques, les déclarations de paie trimestrielles indiquant les trois employés et un registre des ventes ou un ensemble de factures démontrant l'activité commerciale. Divisez le poste à l’étranger en périodes datées et prouvez chacune au moyen de documents contemporains : contrats de travail, relevés de paie, évaluations du rendement, organigrammes, budgets, approbations, calendriers et documents indiquant qui exécutait les activités quotidiennes. Le groupe sait parfaitement qu'il détiendra les deux, mais une requête est tranchée sur la base de documents : registres des actionnaires, contrat d'achat et ses documents de clôture, résolutions de nomination des administrateurs et états financiers montrant que chaque société fournit régulièrement et systématiquement des biens ou des services.