Assez tôt pour qu'un nom de programme mal traduit puisse être corrigé sans pression. Des relevés couvrant plusieurs années d'études prennent plus de temps qu'un seul diplôme, et faire réémettre une lettre d'employeur corrigée exige en plus le temps de l'employeur.
Prévoyez un cycle de correction
Comptez deux passages plutôt qu'un : la traduction arrive, elle est relue à la lumière de l'inscription et de la lettre de l'employeur, puis quelque chose est ajusté. Les établissements peuvent aussi mettre du temps à délivrer des copies certifiées des originaux. Remonter la séquence à partir de la date d'entrée en fonction, avec une marge pour un cycle de correction, est plus réaliste que de présumer que la première version sera la bonne.
Travaillez à rebours à partir de la date d'entrée en fonction prévue et repérez les échéances qui relèvent d'autrui. Le registraire décide du moment où une copie certifiée est délivrée; l'employeur décide du moment où une lettre corrigée est signée; seule la traduction relève de la personne qui pilote le dossier. Exemple hypothétique : le calendrier de production d'une revue scientifique fixe l'entrée en fonction à la première semaine d'un trimestre, et la seule demande de relevé de notes prend plusieurs semaines parce que les études couvrent trois programmes.
Réservez au cycle de correction sa propre place dans ce calendrier au lieu d'emprunter du temps à la fin. Si une date glisse, prévenez l'employeur avant la réémission de la lettre, car une lettre rédigée selon l'ancienne chronologie crée une deuxième incohérence à expliquer.