Réunissez d'abord les diplômes, les relevés de notes complets, les certificats professionnels s'il y en a, l'offre signée et la lettre de fonctions de l'employeur. Voir l'ensemble d'un seul coup montre quels documents doivent vraiment être traduits et quels termes doivent rester cohérents partout.
Commandez l'ensemble en une fois, et non pièce par pièce
Traduire les documents un à un mène à des rendus différents du même nom de programme selon les mains. Rassemblez le tout, arrêtez le vocabulaire et remettez l'ensemble au traducteur avec une courte note sur les termes à conserver tels quels. Gardez aussi les originaux accessibles, car un examinateur voudra peut-être comparer la traduction au libellé de l'établissement émetteur.
Dressez l'index avant de passer la première commande : une ligne par document, indiquant l'organisme émetteur, la date, la langue, la possibilité de produire un original et le terme qu'il introduit. Les lignes qui partagent un terme sont celles qu'un seul traducteur devrait traiter. Exemple hypothétique : un assistant de recherche dans un établissement postsecondaire détient une attestation de scolarité, une attestation de thèse et une lettre d'emploi qui nomment le même laboratoire de trois façons légèrement différentes; fixer la forme anglaise une seule fois écarte trois objections distinctes.
Demandez à l'employeur de retenir la lettre d'offre jusqu'à ce que ce vocabulaire soit arrêté, car réémettre une lettre prend plus de temps que corriger une traduction.