Identifiez tôt le processus interne et demandez quels renseignements non confidentiels peuvent soutenir la première discussion. Ne promettez pas une date de dépôt fondée sur des pièces dont l’utilisation n’a pas été autorisée.
Suivre les éléments dont dépend la preuve
Attribuez un responsable et une prochaine action à chaque pièce manquante. Informez le professionnel si elle devient indisponible. Une échéance commerciale n’établit ni l’admissibilité ni le droit de commencer à travailler.
Demandez à la personne responsable de l'autorisation une date réaliste plutôt qu'une date urgente, et inscrivez-la à côté de la pièce. L'examen juridique interne, le consentement du client et la classification de sécurité avancent chacun à leur rythme, et une estimation honnête est plus utile qu'une estimation optimiste, puisque le reste du plan peut se construire autour d'elle. Lorsqu'une pièce n'arrivera pas à temps, décidez tôt s'il faut poursuivre avec une preuve de remplacement ou reporter la date visée, et prenez cette décision avec le conseiller juridique plutôt que par défaut.
Tenez l'employé informé de ce qui demeure en suspens : la personne qui a fait le travail connaît souvent une seconde source dont personne d'autre ne se souvenait. Passez la liste en revue chaque semaine plutôt qu'au moment où elle devient nécessaire, car une pièce devenue discrètement indisponible se remplace bien plus facilement six semaines à l'avance que six jours à l'avance. Notez chaque semaine la date de révision, afin que le dossier indique quand la situation a été vérifiée pour la dernière fois.