Décrivez l’occasion dans la demande initiale sans joindre de pièces sensibles. Indiquez quelles preuves existent, puis convenez du mode d’examen et de transmission approprié.
Faire l’inventaire avant de transmettre
Un bref index peut indiquer le responsable, la date et la pertinence d’un document sans en dévoiler le contenu. C’est un outil de préparation, pas un remplacement des preuves finalement exigées par la procédure. Donnez cinq colonnes à l'index et tenez-le sur une page : le document, son détenteur, sa date, une ligne sur ce qu'il établirait, et l'autorisation encore nécessaire.
Un tri sur la dernière colonne indique immédiatement quelles pièces sont disponibles dès maintenant et lesquelles dépendent de la décision d'autrui. Envoyez d'abord cette page et laissez le conseiller juridique dire ce qui est requis, car un transfert massif et non filtré coûte du temps d'examen et contient souvent des éléments que le dossier n'utilisera jamais. Lorsqu'une pièce ne peut pas être communiquée du tout, demandez si le même point peut être établi autrement, par exemple par une déclaration datée de la personne qui supervisait le travail.
Mettez l'index à jour à mesure que des documents sont autorisés ou refusés, et notez le motif d'un refus : ce motif est fréquemment le fait qui explique le recours à une preuve de remplacement. Un dossier qui montre ses propres lacunes se défend mieux qu'un dossier qui les passe sous silence. Conservez l'index avec le dossier plutôt que dans une boîte de courriel, afin que la personne suivante puisse voir l'état de la preuve sans avoir à le reconstituer.