Réunissez le registre des actions ou des parts, les documents constitutifs, toute convention d’actionnaires ou d’exploitation, ainsi que les projets de documents de cession avec leurs conditions de clôture. Ajoutez la preuve de citoyenneté de l’acquéreur et un schéma simple de la structure avant et après. Les pièces sur les fonds investis à l’origine demeurent pertinentes et doivent être examinées pendant la préparation pour repérer les lacunes importantes.
Montrer la structure, pas seulement les documents signés
Utilisez un schéma de propriété daté pour expliquer les projets et ententes signées, sans remplacer les pièces sous-jacentes. Identifiez les clauses encore négociables et celles qui lient déjà les parties. Gardez aussi les documents initiaux de source et de cheminement. Une demande de preuve est possible, mais une pièce requise manquante peut affecter le résultat; ne comptez pas sur un ajout ultérieur.
Pour chaque crédit du compte d'exploitation, notez la date, le montant, le payeur et la nature : apport de capital, prêt de l'actionnaire, paiement d'un client, remboursement ou virement interne. L’agent doit savoir qui possède l’entreprise et qui la dirige avant que les questions d’argent n’importent; la convention d’exploitation est donc le document déterminant. Les permis d’exploitation, les locaux, les contrats et les documents financiers crédibles contribuent à démontrer l’existence d’une véritable entreprise non marginale.
Apportez le registre des actionnaires, la convention entre actionnaires ou d’exploitation, ainsi que toute clause de vote, de veto ou relative au conseil.