Utilisez des descriptions pertinentes et des pièces représentatives montrant les résultats du système, l’intervention humaine et les décisions. Précisez les fonctions actives plutôt que seulement prévues.
Relier le schéma aux activités réelles
Une présentation commerciale du logiciel ne prouve pas l’utilisation de chaque fonction annoncée. Expliquez la configuration effective et les personnes qui traitent ce que le système ne termine pas. Des registres de configuration datés ou des paramètres d'administration, plutôt qu'une brochure commerciale du fournisseur, montrent quelles fonctions sont réellement activées et utilisées.
Un échantillon de journaux de transactions ou de résultats couvrant une période représentative démontre que le flux de travail fonctionne réellement, et non seulement comme une capacité prévue. Des registres d'exception montrant quand une personne est intervenue, a corrigé une erreur ou a approuvé un cas inhabituel établissent l'existence d'une supervision et identifient qui l'exerce. Une confirmation de mise en service ou de mise en œuvre du fournisseur, datée et propre au système en question, pèse davantage qu'une description générale de produit rédigée pour de futurs clients.
Nommer le rôle responsable de la surveillance du système et décrire la formation reçue par ce rôle relie l'automatisation à un poste réel plutôt que de la laisser comme une capacité non attribuée. Une description du processus qui nomme chaque étape, le système qui l'exécute et le moment où une personne révise ou approuve le résultat est plus convaincante qu'un simple diagramme, car elle relie le schéma à une personne responsable.