Il doit préciser sa source d’information et ne pas prétendre à une observation directe inexistante. Des documents authentiques peuvent fournir un contexte à expliquer exactement.
Distinguer une déclaration fondée sur les dossiers d’un témoignage direct
Précisez la période et la contribution du demandeur. N’antidatez pas une lettre et ne lui attribuez pas un projet simplement parce que l’ancien superviseur est injoignable.
Donnez assez de contexte pour comprendre ce qui a changé et pourquoi. Une note de transition ou un document de passation rédigé à l'arrivée du nouveau gestionnaire peut décrire la connaissance institutionnelle du travail antérieur du demandeur sans prétendre être un témoignage direct, pourvu qu'il ait réellement été écrit à cette époque plutôt que reconstitué plus tard pour la demande. Cherchez un collègue qui a chevauché la période antérieure avec le demandeur et qui peut parler par expérience directe, car son témoignage ne pèse pas de la même façon que le résumé indirect du gestionnaire. Lorsqu'une évaluation de rendement ou un bilan de projet existe déjà dans les dossiers de l'employeur, citez-le tel quel plutôt que de réécrire son contenu dans les mots du gestionnaire, car la date et l'auteur du document original importent plus qu'une reformulation soignée. Limitez la déclaration du gestionnaire à ce que la pièce écrite et les collègues disponibles appuient réellement, plutôt qu'à ce qui semble plausible avec le recul, après coup.