L’approbation décrit la facilité; les pièces de tirage, de transfert et de réception montrent les événements ultérieurs. Reliez-les aux conditions de prêt et d’investissement.
Préserver l’historique d’emprunt
Expliquez l’emprunteur réel, les obligations et les renseignements pertinents de source licite. Ne renommez pas le produit comme épargne accumulée et n’omettez pas la dette parce qu’un compte personnel a servi au transit. Conservez l'historique de l'emprunt dans l'ordre où il s'est déroulé et résistez à l'envie de le mettre au propre.
La demande, la décision de crédit, le contrat signé, l'inscription de la sûreté, chaque avis de prélèvement, chaque confirmation de transfert et les relevés montrant les deux côtés de chaque mouvement forment ensemble une chaîne, et une chaîne ne vaut que par son maillon le moins bien documenté. Lorsque des fonds ont transité brièvement par un compte personnel, gardez ce relevé dans la chaîne plutôt que de l'omettre, car une lacune inexpliquée appelle une inférence plus défavorable qu'un détour documenté. L'origine des sommes empruntées et l'obligation de remboursement de l'emprunteur ont toutes deux leur place au dossier.
Exemple hypothétique : le dossier d'un arpenteur-géomètre omet un compte personnel intermédiaire par souci de propreté, et le relevé manquant devient la seule question que l'on pose à son sujet. Conservez la chaîne au même endroit selon une seule convention de nommage, chaque fichier portant la date, le payeur et le bénéficiaire, afin que la personne qui la suit n'ait jamais à demander quel document vient ensuite. Un classement qu'il faut expliquer dans une lettre d'accompagnement est un classement qui a déjà échoué.