Expliquez ce que représente chaque pièce et faites préciser toute erreur réelle par le responsable approprié. Conservez les pièces authentiques et les corrections.
Ne pas choisir discrètement une version
Une date de paie et une date de départ physique peuvent répondre à des questions différentes. Préparez une note factuelle et les preuves pour examen. Ne modifiez pas les pièces et n’omettez pas des périodes gênantes pour donner une apparence de continuité.
Le problème des versions surgit dès que deux documents divergent d’une quinzaine de jours et que quelqu’un retient discrètement la date la plus hâtive. Une date de fin de paie, un dernier jour travaillé et un relevé de sortie répondent à trois questions différentes, et choisir la plus commode laisse une contradiction inexpliquée dans un dossier qui sera lu comme un tout. Le document qui met fin au débat est celui qu’émet le détenteur du fait en cause : la paie pour la rémunération, le système de ressources humaines de l’employeur pour la relation d’emploi, le passeport ou le relevé d’entrée pour la présence physique.
Lorsqu’une erreur réelle existe, demandez au détenteur de la corriger et conservez les deux versions avec la lettre de correction. Le principe applicable ne bouge pas : l’année admissible est un fait relatif à l’emploi auprès de l’entité admissible et non à la présence dans un pays donné ; un relevé de voyage ne peut donc remplacer un document d’emploi. Exemple hypothétique : l’entrevue de départ d’une gestionnaire de l’administration des avantages sociaux est datée du quatorze, la paie court jusqu’au trente, et la lettre de l’employeur explique le préavis payé.