Demandez la communication ou la confirmation officielle pertinente et conservez les documents déposés pour vous. Une liste interne n’est pas une décision administrative.
Vérifier l’événement derrière l’indication de progression
Distinguez la préparation, le dépôt, une demande de renseignements et une décision réelle. Assurez-vous de pouvoir fournir des réponses exactes et consulter les demandes officielles, sans dépendre uniquement d’un résumé qui masque les pièces.
Conservez la confirmation et comparez-la à l’avis reçu. Suivez les directives officielles actuelles et conservez des copies de toutes les communications et de tous les documents soumis. Une copie datée de la page officielle du programme et de ses questions et réponses, lue personnellement plutôt que relayée. Conservez les avis officiels, paiements et pouvoirs du représentant du commanditaire. Précisez qui fournit les preuves personnelles et d’entreprise, qui reçoit les avis officiels et qui doit respecter les échéances. Un échéancier privé ne devrait pas être considéré comme une confirmation gouvernementale de la réussite du contrôle des antécédents ou de la demande du don. Vérifiez les directives officielles immédiatement avant l’envoi des fonds et conservez un reçu nommant l’expéditeur, le destinataire, le montant et la date.