Précisez le fondement factuel et les pièces appropriées. Ne laissez pas entendre que le gestionnaire a observé personnellement des événements connus seulement par les dossiers ou autrui.
Distinguer les sources d’information
Expliquez qui peut vérifier le projet pertinent et ce que montrent les pièces. Conservez les dates et la contribution réelle. Un changement de gestionnaire justifie une clarification des preuves, pas l’invention d’un témoignage direct.
Exemple hypothétique : un scientifique en validation d’immunoessais a réalisé un transfert de méthodes vers un site partenaire avant l’arrivée du gestionnaire actuel, et on demande à ce dernier de le décrire. Deux formes honnêtes s’offrent à lui. Le gestionnaire peut écrire à partir des documents en les nommant, ou un collègue présent à l’époque peut fournir une courte déclaration distincte de ce qu’il a observé, la lettre du gestionnaire portant alors sur les faits de la société qu’il peut vérifier directement.
Les deux valent mieux qu’une seule lettre assurée qui laisse discrètement croire à une présence sur les lieux. Constituez un index sommaire pour le dossier : pour chaque affirmation importante, le document qui l’appuie, le système où il se trouve et la personne qui tient ce système. Si un document a été détruit selon un calendrier de conservation, dites-le et nommez ce calendrier, car une lacune documentée se lit très différemment d’une lacune inexpliquée.
Un index de ce genre abrège aussi toute demande de preuve ultérieure. Nommez le calendrier de conservation par son titre interne afin que la référence puisse être vérifiée.