Précisez ce que chaque pièce démontre sur la formation, la contribution et le savoir réel de la personne. Gardez claires sa source et sa date. Constituez un index des pièces avant de constituer les pièces elles-mêmes. Chaque entrée devrait nommer le document, sa provenance, sa date ou son numéro de révision, et le point précis qu'il établit. Les pièces qui n'établissent rien de particulier allongent le dossier sans lui donner de poids. Écartez-les.
Expliquer le lien entre les deux ensembles
Montrez comment le travail interne a utilisé ou adapté les documents du fournisseur. Ne laissez pas entendre que la personne a créé du contenu produit ailleurs. Convenez des accès et du traitement confidentiel appropriés avant de partager des documents d’entreprise ou de fournisseur.
Deux erreurs d’organisation reviennent souvent. La première mêle le matériel du fournisseur et le matériel interne en une liasse indifférenciée, laissant l’examinateur deviner qui a rédigé quoi ; la seconde ne dépose que le matériel interne, de sorte que le lecteur ne voit pas ce que le fournisseur avait déjà fourni et ne peut donc pas mesurer l’apport de l’employeur. Gardez les deux ensembles physiquement séparés et identifiez-les en tête.
Lorsqu’une procédure interne cite ou adapte un texte du fournisseur, indiquez-le dans l’entrée de l’index au lieu d’espérer que la ressemblance passe inaperçue. Les obligations de confidentialité devraient être vérifiées dans le contrat d’approvisionnement avant que quoi que ce soit ne quitte l’entreprise, et tout consentement obtenu devrait être versé avec les pièces qu’il vise. Un index soigné est aussi le moyen le plus rapide de constater qu’un document que tous croyaient exister n’existe pas.