Utilisez les documents qui régissent réellement l’entreprise : résolutions pertinentes, structure hiérarchique, descriptions de poste et exemples de décisions. Faites préciser lesquels sont à jour et qui peut les expliquer.
Noter la date de prise d’effet
Un projet de résolution et une nomination en vigueur sont deux faits distincts. Précisez les dates et l’état de chaque document pour distinguer l’organisation actuelle des changements envisagés. Demandez les documents dans leur ordre logique : l'acte qui crée l'autorité, la pièce qui confirme sa prise d'effet, puis la preuve qu'elle a été exercée.
Une résolution signée créant le poste, un procès-verbal consignant la nomination et trois approbations portant la signature de cette personne forment un ensemble cohérent. Lorsque l'entreprise conserve les approbations dans un système plutôt que sur papier, un extrait indiquant l'approbateur, la date et le montant constitue souvent une preuve exploitable de la pratique, mais confirmez auprès du conseiller juridique la forme exigée au dossier. Conservez également l'historique des versions.
Une description de poste modifiée pendant la préparation soulève la question de savoir quelle version était en vigueur, et il est plus facile d'y répondre honnêtement lorsque la version antérieure n'a jamais été supprimée. Demandez qui, dans l'entreprise, peut commenter chaque document sans préparation. Une pièce que personne ne sait expliquer en une courte conversation soulève généralement plus de questions qu'elle n'en règle, et repérer tôt cette lacune laisse le temps de trouver une meilleure source.