S’il aide à expliquer le changement, indiquez sa date et distinguez-le clairement de la structure actuelle ou proposée. Évitez les organigrammes contradictoires sans explication.
Donner à chaque document son contexte exact
Fournissez la description révisée, les pièces pertinentes de dotation et l’explication des tâches transférées. Indiquez fidèlement les hypothèses et postes vacants. Laissez les preuves décrire l’activité réelle plutôt que de choisir la version la plus favorable.
L'extension sera jugée sur ce qu'est réellement devenu le cross-dock : baux, locations, volume de fret et organigrammes tels qu'ils existaient et non tels que prévus. Les comptes rendus de réunions, approbations, organigrammes, paie et documents de rendement devraient raconter la même histoire. Étiqueter chaque version de l'organigramme comme périmée, actuelle ou proposée, avec la période qu'elle couvre, évite que l'agent ne lise deux structures différentes comme contradictoires plutôt que successives. Une courte note jointe à un organigramme périmé expliquant ce qui a changé et pourquoi, qu'il s'agisse d'un départ, d'une croissance ou d'une restructuration délibérée, transforme un document écarté en contexte utile plutôt qu'en fin non expliquée. Ne présenter que la version la plus favorable attire plus d'attention que d'inclure la version antérieure, puisqu'une incohérence que l'agent découvre lui-même, par un dépôt antérieur ou un document public, paraît pire que le même fait divulgué volontairement. Conserver l'organigramme périmé dans le même dossier que le courant, plutôt que de le retirer une fois désuet, montre la progression et non seulement le point d'arrivée.