Traitez-les comme des dépenses distinctes, sauf si les règles applicables et la comptabilité réelle de l'entreprise indiquent autrement. Payer un professionnel à partir du même compte ne règle pas, par ce seul fait, une partie de l'exigence de capital. Demandez à chaque fournisseur une soumission écrite pour garder les deux registres séparés.
Évaluez les frais selon l'apport réellement déclaré
Évaluateurs, courtiers en douane, gréeurs et traducteurs facturent séparément, et les totaux varient trop pour publier un chiffre unique. Des soumissions professionnelles écrites existent : obtenez-les avant de vous engager. Lorsqu'un compte porte la mention « administratif », l'étiquette seule ne prouve rien quant au capital admissible; ce qui gouverne, c'est l'exigence légale et l'usage documenté de l'argent une fois rendu à l'entreprise.
EB-5 est un processus en plusieurs étapes et les coûts s'échelonnent sur des années. Les coûts EB-5 arrivent en trois étapes et doivent être comptabilisés de cette façon. Consignez chaque paiement à un fournisseur sur sa propre ligne dans un registre qui indique l'objet, le compte payeur et la date de règlement de la facture, car un virement combiné mêlant un paiement à un fournisseur et l'apport de capital peut brouiller ensuite la piste de la source des fonds. Demandez à l'administrateur de l'entreprise de confirmer par écrit quel compte interne reçoit chaque paiement, plutôt que de présumer qu'un seul dépôt couvre à la fois l'apport et des services accessoires. Exigez que les fournisseurs facturent directement le bon payeur plutôt que d'acheminer une facture par l'entreprise, afin que le registre du capital admissible n'absorbe jamais une charge étrangère.