Identifiez chaque question de l’avis et reliez la réponse aux pièces et explications pertinentes. Gardez l’ancien dépôt et expliquez les corrections importantes.
Répondre plutôt qu’augmenter le volume
Des pièces sans rapport peuvent obscurcir sans résoudre. Ne remplacez pas discrètement un fait contesté et ne présumez pas qu’un seul relevé répond à la source, au capital et à la méthode d’emplois.
Gardez l’explication des révisions importantes et les pièces plutôt que remplacer discrètement un total. Une lettre d'accompagnement qui associe chaque question soulevée dans l'avis à une pièce précise et clairement identifiée permet à l'examinateur de vérifier la réponse sans devoir chercher dans le dossier la preuve répondant à une question donnée. Répondez aux questions dans le même ordre que celui de l'avis plutôt que de regrouper les points favorables, car réorganiser l'ordre peut dissimuler un point non résolu en lui donnant l'apparence d'avoir été traité. Lorsqu'une nouvelle preuve modifie un chiffre ou un fait énoncé précédemment dans le dossier, expliquez ce qui a changé et pourquoi plutôt que de simplement joindre la version mise à jour en laissant l'examinateur constater l'écart. Conservez une copie de tout ce qui a été envoyé en réponse, classée par pièce, afin qu'une étape ultérieure du dossier puisse être vérifiée par rapport à ce qui a réellement été soumis plutôt qu'à ce qui devait l'être.