Gardez les modalités officielles pertinentes, les communications et les paiements, clairement reliés à l’employé parrainé et aux actions ultérieures.
Conserver un dossier utilisable malgré les changements de personnel
Identifiez un contact interne approprié et préservez l’accès selon les arrangements réels. Cette mesure n’invente ni département obligatoire ni durée universelle de conservation; elle évite de perdre l’historique dans la boîte courriel d’une seule personne.
Incluez la partie identifiant le dossier et l’action demandée.
Si un paiement a déjà été effectué, ce sont ces éléments qu’une banque ou une autorité demandera. Conservez une copie datée de chaque version des instructions et exigences reçues pendant toute la durée d'un parrainage, pas seulement la plus récente, car un programme peut mettre à jour sa procédure pendant qu'un dossier demeure ouvert, et un employeur peut devoir démontrer ce qui était exigé au moment où une étape antérieure a été accomplie. Étiquetez chaque version selon la date de réception et notez l'étape qu'elle régissait, afin qu'un examinateur ultérieur puisse constater que la conformité correspondait aux instructions en vigueur à ce moment plutôt qu'à une version publiée après coup. Conservez les versions remplacées à côté de la version actuelle au lieu de les jeter, puisqu'une question sur une étape antérieure trouve réponse dans la pièce qui existait alors. Une version reçue seulement par téléphone ou par message informel devrait tout de même être résumée par écrit et datée avant d'être traitée comme faisant partie du dossier. Traitez le dossier conservé comme une chronologie, pas comme un instantané unique.