Conservez les documents pertinents établissant la distribution réelle et les opérations la reliant au don prévu, puis fournissez les éléments demandés officiellement.
Distinguer le droit, l’autorisation et la réception
Ne remplacez pas la chronologie par une date approximative unique. Si l’argent reste dans un compte successoral ou qu’une condition demeure, décrivez ce fait au lieu de présenter un transfert personnel terminé.
La page officielle décrit une demande, des frais de traitement, une étape de contrôle préalable, puis le don, suivi des étapes du visa d’immigrant ou de l’ajustement. La discipline pratique est simple : ouvrez la page officielle, notez la date à laquelle elle a été lue et conservez au dossier une copie de ce qu’elle disait ce jour-là. Le don de US$1 million au gouvernement des États-Unis n'est demandé qu'après la réussite des vérifications. Conservez, avec leur date, chaque reçu et chaque version de la page officielle consultée. Une facture de consultant ou une promesse de remboursement n’est pas un reçu gouvernemental. Une erreur courante consiste à laisser l’écriture comptable du commanditaire tenir lieu de preuve de réception par le gouvernement. Conservez aussi la proposition écrite du courtier; si ses promesses diffèrent du texte officiel, cette différence mérite d'être connue avant le paiement des frais.