Des preuves au niveau de l’écriture, et non des sommaires : relevés bancaires, confirmations de virement, factures de fournisseurs et d’équipement, bail, déclarations de paie, grand livre avec les écritures de régularisation, et la note de réconciliation signée du comptable. Gardez à part les documents sur la provenance des fonds, puisqu’un solde de compte ne démontre à lui seul ni l’origine licite ni le cheminement de votre capital.
Constituer un index de preuve écriture par écriture
Attribuez une ligne à chaque écriture contestée : le montant, la date, le compte, le document qui la prouve et l’explication de la différence entre les deux rapports. Indiquez les documents encore demandés à une banque ou à un fournisseur plutôt que de laisser une case vide. Lorsque de l’équipement a été commandé sans être encore utilisé en production, conservez le bon de commande, le reçu d’acompte et les conditions de livraison : de véritables engagements pris avant le lancement peuvent compter, même avant les premières ventes.
Un relevé affichant un solde important peut montrer un solde sans établir la propriété véritable, la transférabilité ou l’engagement admissible. Demandez d’abord que le prix soit ventilé entre le terrain, les bâtiments, le matériel, le bétail, les stocks, l’achalandage et toute résidence, car cette ventilation permet de distinguer le capital commercial des biens personnels. Le premier examen devrait rapprocher le parcours bancaire des documents d’achat, du compte d’entreprise et du plan d’exploitation. Conservez les confirmations de virement, les instructions de fiducie et l’état de clôture, car ce sont ces documents qui répondent à la question.