Le contrat de travail avec la clause de remboursement, toute autorisation du conseil ou d'un dirigeant de verser le don, la lettre d'offre, ainsi que chaque courriel ou note consignant les promesses verbales. Conservez les versions signées lorsque la signature est requise et la correspondance datée dans sa forme originale. Des dossiers incomplets peuvent entraîner une demande de preuve ou contribuer à un refus.
Conserver ce qui a été dit, pas seulement ce qui a été signé
Les déclarations publiques ou verbales d'un parrain peuvent avoir une portée juridique : consignez-les, rédigez une note datée après chaque conversation et confirmez le contenu par courriel. Si un avis ou un document interne contredit ce qu'on vous a dit, ne répétez aucune des deux versions comme un fait acquis; examinez la contradiction et demandez à votre représentant quel document prévaut. Les avis gouvernementaux peuvent eux aussi contenir des erreurs.
Veillez à ce que l’avis officiel et l’entente de services privés demeurent distincts. Une fois un visa disponible, vous passez une entrevue, subissez l'examen médical requis auprès d'un médecin autorisé et fournissez tout document supplémentaire demandé par l'agent consulaire. Il faut établir une matrice de réponse à l’avis indiquant chaque demande, son échéance, la preuve exacte disponible et tout point qui exige une explication. Après la réussite du contrôle, les autorités demandent un don de US$1 million au gouvernement des États-Unis.