Utilisez les preuves pertinentes de formation, de projet ou de responsabilités expliquant l’apprentissage et l’application du processus. Précisez ce que chaque pièce démontre.
Éviter de remplacer les preuves par la terminologie
Le nom d’un processus interne peut nécessiter une explication pour une personne extérieure. Décrivez le véritable travail et la contribution sans inventer un langage technique. Distinguez le savoir avancé de l’organisation de la familiarité ordinaire avec l’emploi.
Bâtissez le dossier autour de trois questions : comment la personne a acquis la connaissance, comment on peut démontrer qu’elle l’a appliquée, et comment l’entreprise sait qu’elle la possède. Les registres de formation et les plans de cours répondent à la première; les dossiers de projet, les approbations et la correspondance répondent à la deuxième; une certification interne, une liste d’escalade ou une définition de poste répond à la troisième. Exemple hypothétique : un technologue biomédical qui entretient l’équipement d’imagerie d’un fabricant possède un historique de service complet dans un système de billets que personne n’a songé à exporter, et c’est pourtant la meilleure trace de ce qu’il a réellement fait.
Demandez quels systèmes internes détiennent des preuves avant de rédiger quoi que ce soit, car une extraction datée convainc davantage qu’un paragraphe composé après coup. Lorsqu’un nom interne désigne une procédure, définissez-le une fois puis employez-le uniformément, au lieu de le traduire dans un vocabulaire sectoriel qu’un examinateur pourrait associer à tout autre chose. Numérotez la liste de preuves et conservez-la au même endroit, afin que toute personne reprenant le dossier plus tard voie d’un coup d’œil quels éléments sont détenus, lesquels sont demandés et lesquels personne n’a encore cherchés.