Fournissez l’énoncé signé ou l’entente de services, les fonctions exactes d’architecture de paysage et les preuves du diplôme exigé. Rassemblez séparément les renseignements sur tout permis d’exercice requis pour ces services à destination. Ne substituez pas ce permis à la qualification scolaire indiquée.
Garder la lettre et le contrat cohérents
Un agent qui lit une lettre de tâches décrivant des services de conception à côté d'un contrat intitulé surveillance de construction remarquera l'écart. Réconciliez les deux avant de présenter l'un ou l'autre, en modifiant le libellé du contrat s'il dénature le travail. Lorsque les plans doivent être scellés par un professionnel titulaire d'un permis, précisez qui les scellera, car ce peut être une autre personne, et cela mérite d'être clarifié tôt.
Exemple hypothétique : un pédologue est engagé pour spécifier les substrats de plantation et les couches de drainage, et la même entente ajoute la surveillance des travaux de mise en place. Deux documents déterminent la lecture du dossier, l’annexe de la portée des travaux et la lettre de fonctions, et les deux devraient être rédigés à partir d’une seule liste. Apportez aussi la grille d’honoraires, puisqu’elle montre où se situe réellement le travail.
Gardez le dossier de titres dans un ordre unique : parchemin, relevé de notes, évaluation lorsqu’elle est requise, et toute attestation d’association professionnelle, chacun portant le nom exactement tel qu’il figure au passeport. Si un nom a changé, ajoutez le document de liaison au lieu d’expliquer l’écart dans une lettre de présentation. Si l’avocat du client rédige l’entente, demandez à voir le libellé de la portée avant la signature; modifier un contrat signé demeure possible, mais laisse deux versions à expliquer.